把Email當(dāng)作最好的“省時(shí)”工具
電子郵件是個(gè)好東西,它為我們?nèi)粘9ぷ魃钐峁┝藰O大的便利,但如果你每天收到上百封的郵件,塞爆你的郵箱,讓你花費(fèi)大量的時(shí)間去處理這些郵件,你還會(huì)這么想嗎?
一位從事出版的朋友曾經(jīng)這樣描述自己黃金周長(zhǎng)假歸來的場(chǎng)景:“長(zhǎng)假回來的第一天,赫然發(fā)現(xiàn)自己的郵箱中躺著628封郵件,其中未讀郵件占了239條。再看看當(dāng)天的工作安排,一共需要參加4個(gè)會(huì)議,會(huì)開完已經(jīng)下午4點(diǎn)了,這些郵件也就只能等到4點(diǎn)之后再處理。突然想起來,節(jié)前有一封重要的郵件需要馬上處理,開會(huì)的時(shí)候也要用到那封郵件里的資料,但是翻了老半天也翻不到,同事卻已經(jīng)在旁邊催著作會(huì)議準(zhǔn)備了。
這種場(chǎng)景相信很多辦公一族都有深刻的體會(huì)。本來電子郵件是用來省事兒的,結(jié)果卻往往會(huì)因此而誤事兒。
學(xué)會(huì)清理你的郵箱
讓我們來仔細(xì)算一筆賬:如果我們每天收到50封郵件,發(fā)送20封郵件(通常一個(gè)有3年職場(chǎng)經(jīng)歷的人都會(huì)積累到這個(gè)郵件收發(fā)數(shù)量),也就是說我們每天一共會(huì)處理70封郵件。每年的工作天數(shù)大概有240天,這也意味著每年要處理16800封郵件。
每天處理70封郵件,按照每封2分鐘時(shí)間來算,要花140分鐘。現(xiàn)在,將16800封郵件乘以2分鐘,也就是說我們每年花在處理郵件的時(shí)間有33600分鐘,相當(dāng)于560個(gè)小時(shí)。每天的工作時(shí)間有8小時(shí),等于每年要花70天的時(shí)間來收發(fā)郵件,幾乎等同于4個(gè)月的工作日!仔細(xì)琢磨琢磨那些你收到?jīng)]有重點(diǎn)、拐彎抹角、又臭又長(zhǎng)的郵件吧,如果說我們要花1/3的時(shí)間在這些廢話連篇的郵件上,那么在我們的職業(yè)生涯中,每年至少會(huì)浪費(fèi)1個(gè)月的時(shí)間在毫無意義的事情上面。
電子郵件是最適合傳遞那些單純利用文字就能夠完整表達(dá)意思的信息了,雖然電子郵件方便了職場(chǎng)中人與人的溝通,但同時(shí)也耗費(fèi)了我們的時(shí)間。處理不必要的電子郵件會(huì)讓職場(chǎng)一族們無法專心于眼前的工作,還分分鐘產(chǎn)生更多的額外工作。