步驟2決定采取何種回應(yīng)措施
在了解了郵件內(nèi)容之后，就應(yīng)該找到最有效的郵件處理方式。以下做法可以參考一下：
選擇合適的平臺(tái)進(jìn)行溝通，比如會(huì)議、電話等。
對(duì)多人反復(fù)咨詢的問題給予回應(yīng)，不用群發(fā)郵件，可以采用資源共享等方式。
對(duì)那些連話都說不清楚又希望你替他干點(diǎn)什么的郵件，可以不用回復(fù)。
對(duì)那些模糊不清的內(nèi)容直接用最簡(jiǎn)單、直接的方式回復(fù)，比如“你想讓我做什么”或者“你什么時(shí)候可以完成項(xiàng)目”。
一旦郵件溝通的過程發(fā)生障礙，就立刻拿起電話跟對(duì)方直接交流。只希望通過文字來解決問題有可能會(huì)越來越亂，甚至加劇矛盾。
步驟3用專業(yè)的工作態(tài)度來處理問題
在你處理郵件的過程當(dāng)中最重要的一點(diǎn)，就是要用專業(yè)的工作態(tài)度來面對(duì)?？陀^地評(píng)判自己所收到的郵件，調(diào)整自己的思路，清晰地回應(yīng)。不要在情緒化的時(shí)候?qū)︵]件進(jìn)行回復(fù)，這有可能給你帶來不良的后果。
總而言之，只有清楚自己該發(fā)什么樣的Email，不必要發(fā)什么樣的Email，該處理什么樣的Email，忽略什么樣的Email，才能最大限度地節(jié)省你花費(fèi)在電子郵件上的時(shí)間。
