步驟2決定采取何種回應(yīng)措施
在了解了郵件內(nèi)容之后,就應(yīng)該找到最有效的郵件處理方式。以下做法可以參考一下:
選擇合適的平臺(tái)進(jìn)行溝通,比如會(huì)議、電話等。
對(duì)多人反復(fù)咨詢的問題給予回應(yīng),不用群發(fā)郵件,可以采用資源共享等方式。
對(duì)那些連話都說不清楚又希望你替他干點(diǎn)什么的郵件,可以不用回復(fù)。
對(duì)那些模糊不清的內(nèi)容直接用最簡(jiǎn)單、直接的方式回復(fù),比如“你想讓我做什么”或者“你什么時(shí)候可以完成項(xiàng)目”。
一旦郵件溝通的過程發(fā)生障礙,就立刻拿起電話跟對(duì)方直接交流。只希望通過文字來解決問題有可能會(huì)越來越亂,甚至加劇矛盾。
步驟3用專業(yè)的工作態(tài)度來處理問題
在你處理郵件的過程當(dāng)中最重要的一點(diǎn),就是要用專業(yè)的工作態(tài)度來面對(duì)??陀^地評(píng)判自己所收到的郵件,調(diào)整自己的思路,清晰地回應(yīng)。不要在情緒化的時(shí)候?qū)︵]件進(jìn)行回復(fù),這有可能給你帶來不良的后果。
總而言之,只有清楚自己該發(fā)什么樣的Email,不必要發(fā)什么樣的Email,該處理什么樣的Email,忽略什么樣的Email,才能最大限度地節(jié)省你花費(fèi)在電子郵件上的時(shí)間。